Retail met meerdere vestigingen

Deze handleiding behandelt cadeaubonnen voor retailers met meerdere fysieke vestigingen. Ze behandelt één Shopify-winkel met meerdere vestigingen, en aparte Shopify-winkels per vestiging of regio.

Scenario A — Eén Shopify-winkel, meerdere vestigingen

Dit is de eenvoudigere opzet. Al je POS-apparaten zijn verbonden met één Shopify-winkel.

Hoe cadeaubonnen werken

• Een bon die op elke vestiging wordt uitgegeven, is op elke vestiging geldig, omdat ze één winkel delen.
• Saldi zijn overal hetzelfde. Een bon die aan de ene kassa wordt gebruikt, toont het nieuwe saldo op de andere kassa's.

POS-instelling

1. Installeer Gift Card Hero op je winkel (één keer).
2. Voeg in Shopify POS de tegel Gift Hero toe aan het slimme raster op elk apparaat.
3. Medewerkers tikken op de tegel om Gift Hero Tools te openen: Check Balance, Reload Gift Card en Register Gift Card.

Je stelt de tegel één keer per apparaat in. In Gift Card Hero is geen configuratie per vestiging nodig. Zie POS-integratie.

Als een medewerker geen cadeaubonnen mag opwaarderen of registreren, toont de knop "Action not allowed". Voor kassa's die Shopify POS niet gebruiken, zie Cadeaubonnen op een POS van derden.

Rapportage per vestiging

De Analytics van Gift Card Hero toont je hele winkel. Het splitst de activiteit niet op vestiging. Voor een overzicht per vestiging gebruik je de eigen rapporten van Shopify (Analytics in de Shopify admin), die verkopen per POS-locatie kunnen groeperen.

Voorraad fysieke bonnen

Gift Card Hero houdt niet bij welke vestiging welke bonnen heeft. Als je fysieke bonnen verkoopt, tel je de voorraad op elke vestiging en vergelijk je die centraal met de lijst Uploaded gift codes. Zie Voorraad van fysieke cadeaubonnen beheren.

Scenario B — Een aparte Shopify-winkel per vestiging of regio

Standaard werkt een bon uit winkel A niet in winkel B. De functie Multi-Store van Gift Card Hero koppelt de winkels zodat elke bon in elke winkel bestaat, met dezelfde code en hetzelfde saldo.

Een netwerk opzetten

1. Installeer Gift Card Hero op elke winkel. Elke winkel heeft een eigen abonnement.
2. Controleer of alle winkels dezelfde winkelvaluta gebruiken. Een winkel met een andere valuta kan niet deelnemen aan een netwerk.
3. Open op de primaire winkel (meestal je hoofdwinkel) de pagina Multistore Gift Cards (zie hoe je die opent) en voer de .myshopify.com-naam van de andere winkel in.
4. Klik op Connect store, of op Get invitation URL en stuur de link naar de manager van de andere winkel.
5. Klik in de andere winkel op Join network.

Herhaal dit voor elke winkel. De eerste winkel die een uitnodiging stuurt, wordt de primaire winkel.

Wat je moet weten

• Valuta. Netwerken werken met één valuta. Als je regio's verschillende valuta's gebruiken, houd die winkels dan apart, of verkoop cadeaubonnen in lokale valuta's binnen één winkel.
• Analytics. De Analytics van elke winkel toont alleen de eigen activiteit. Om winkels te vergelijken, exporteer je elk rapport en combineer je ze.
• Synchronisatie duurt even. Een nieuwe bon of een nieuw saldo bereikt de andere winkels kort nadat het is aangemaakt of gebruikt. De statusbanner op de netwerkpagina toont of alles gesynchroniseerd is.
• POS. Een fysieke bon die in POS wordt verkocht, is pas bekend in het netwerk nadat die is gesynchroniseerd. Direct na de verkoop, of vanuit de bestelling in POS, tik je op Sync gift card to network en scan je de bon.

Waar je bonnen uitgeeft

Kies één aanpak:

• Centrale uitgifte — alle bonnen worden uitgegeven vanuit de primaire winkel. Eenvoudiger boekhouding.
• Lokale uitgifte — elke winkel geeft zijn eigen bonnen uit, en die werken overal. Flexibeler voor de winkels.

Training personeel

Voor POS-medewerkers op elke vestiging:

1. Saldo controleren — tik in de tegel Gift Hero op Check Balance, en scan of typ daarna de code.
2. Een bon accepteren — niets bijzonders. Shopify POS verzilvert cadeaubonnen.
3. Een bon uitgeven — gebruik Register Gift Card voor een fysieke bon, of de verkoopstroom voor een nieuwe bon. Vergeet in een netwerk bij fysieke bonnen de stap Sync gift card to network niet.
4. "Gift card not found" — in een netwerk is de bon mogelijk nog niet gesynchroniseerd. Vraag de klant een paar minuten te wachten, of vraag het hoofdkantoor om Sync activity op de netwerkpagina te controleren.

Franchisemodel

Als vestigingen onafhankelijk zijn, bepaal dan:

• Wie de verplichting voor de cadeaubon draagt wanneer een bon bij de ene franchisenemer wordt uitgegeven en bij een andere wordt gebruikt
• Hoe die inwisselingen tussen franchisenemers worden verrekend
• Of sommige vestigingen bonnen mogen inwisselen maar niet uitgeven

Gift Card Hero verrekent geen geld tussen vestigingen. Dat is een boekhoudkundige aangelegenheid tussen jou en je franchisenemers.