Loyaliteitsgeld FAQ: terugbetalingen, verval en limieten¶
Loyaliteitsbeloningen verplaatsen echt geld, dus het is de moeite waard om te begrijpen hoe krediet zich gedraagt wanneer bestellingen worden terugbetaald, wanneer het vervalt en hoe je de uitgifte onder controle houdt. Dit artikel beantwoordt de meest voorkomende vragen.
Hoe wordt loyaliteitskrediet uitgegeven?¶
Beloningen worden uitgegeven als winkeltegoed en toegevoegd aan het beloningssaldo van de klant. Achter de schermen staat het saldo op een Shopify-cadeaubon, dus het werkt bij je afrekening en in Shopify POS net als elke andere cadeaubon. Klanten besteden het door hun code bij het afrekenen in te voeren — zie Hoe klanten beloningen inwisselen.
Elke klant heeft één saldo voor alle beloningen, ongeacht de workflow die ze heeft uitgegeven. Het saldo wordt in de valuta van je winkel aangehouden. Beloningen die afhangen van een bestelbedrag, zoals cashback, worden berekend op basis van de waarde van de bestelling in de valuta van je winkel, ook als de klant in een andere valuta heeft betaald.
Wat gebeurt er met een beloning wanneer de bestelling wordt terugbetaald?¶
Standaard haalt Gift Card Hero loyaliteitskrediet terug wanneer de bestelling die het heeft opgeleverd, wordt terugbetaald. De terugvordering is evenredig aan de terugbetaling: er wordt hetzelfde deel van de beloning teruggenomen als het deel van de bestelling dat is terugbetaald.
- Betaal je de helft van de waarde van de bestelling terug, dan wordt de helft van de beloning teruggedraaid.
- Betaal je de hele bestelling terug, dan wordt de hele beloning teruggedraaid.
- Wordt een bestelling in meerdere delen terugbetaald, dan draait elke terugbetaling zijn eigen deel terug. Het totaal dat wordt teruggedraaid, is nooit groter dan de beloning.
Het aandeel is het terugbetaalde bedrag gedeeld door het totaalbedrag van de bestelling, dus een terugbetaling die alleen de verzendkosten terugbetaalt, draait slechts een klein deel van de beloning terug. Elke beloning die de bestelling heeft opgeleverd, is inbegrepen, ongeacht welke workflow die heeft uitgegeven.
Een teruggedraaide beloning verschijnt in de transactiegeschiedenis van de klant met het label Reversed. Op je loyaliteitsdashboard toont Recent activity dit als "A refund took back $X from …".
Een saldo wordt nooit negatief
Als de klant een deel of de hele beloning al heeft besteed voor de terugbetaling, neemt Gift Card Hero alleen terug wat nog op het saldo staat. Het deel dat al is besteed, wordt niet teruggehaald. Het saldo stopt bij nul en gaat nooit eronder.
Alleen beloningen die aan een bestelling gekoppeld zijn, worden teruggedraaid
Beloningen die niet uit een bestelling komen, zoals een welkomstbeloning of een verjaardagsbeloning, worden niet door terugbetalingen beïnvloed. Een bestelling annuleren zonder die terug te betalen, draait het krediet ook niet terug.
Terugbetalingen veranderen ook het niveau van de klant¶
Los van de terugvordering verlaagt een terugbetaling of annulering het bedrag dat meetelt voor het niveau van de klant, en het niveau wordt meteen opnieuw berekend. Dit gebeurt ook wanneer de terugvordering is uitgeschakeld.
Hoe zet ik de terugvordering uit?¶
- Open op het Loyaliteitsdashboard Settings.
- Vink op de kaart General Automatically claw back loyalty credit on refunds uit.
- Sla op.
Met de terugvordering uit, blijven beloningen bij de klant, ook als hun bestelling later wordt terugbetaald.
Beloon na de retourtermijn
Maak je je zorgen over misbruik van terugbetalingen, voeg dan een stap Wait / Delay toe vóór de beloning in je workflow. Wacht bijvoorbeeld 14 dagen voordat je cashback uitgeeft, zodat de beloning pas komt nadat je retourtermijn is verstreken. Is de bestelling volledig terugbetaald wanneer de wachttijd eindigt, dan worden de stappen na de wachtstap overgeslagen en wordt er geen beloning uitgegeven.
Verloopt loyaliteitskrediet?¶
Dat kan, als je een vervaldatum instelt. Open in de actie Issue Credit de optie More options en stel Credit expires in op After N days (de standaard is 90 dagen). Bij Store default verloopt het krediet nooit: er is nog geen vervalinstelling voor de hele winkel. De actie Issue Cashback heeft geen vervalinstelling, dus cashback verloopt niet.
Drie dingen zijn belangrijk:
- Alleen niet-gebruikt krediet verloopt. Wat de klant al heeft besteed, is van hem. Wanneer een beloning zijn vervaldatum bereikt, wordt alleen het deel dat nog niet is besteed, verwijderd.
- Het krediet dat het eerst verloopt, wordt het eerst besteed. Bij het inwisselen wordt de besteding afgeschreven van het krediet dat het dichtst bij vervallen zit, vóór nieuwer krediet, en krediet dat nooit verloopt, wordt als laatste afgeschreven. Deze volgorde "first in, first out" zorgt ervoor dat klanten krediet gebruiken voordat het verloopt.
- Het verval wordt eens per dag gecontroleerd. Krediet wordt verwijderd bij de eerste dagelijkse controle na de vervaldatum.
Verlopen krediet wordt in de transactiegeschiedenis van de klant weergegeven als Expired, en in de cijfers Credit issued / spent op het tabblad Analytics.
Klanten worden gewaarschuwd voordat krediet verloopt
Gift Card Hero stuurt ongeveer 7 dagen voordat een beloning verloopt een herinneringsmail, zodat de klant de kans heeft om hem te gebruiken. De mail heeft vaste tekst en wordt één keer per beloning verstuurd. Hij noemt het oorspronkelijke bedrag van de beloning, dus er kan meer in staan dan de klant nog over heeft.
Wat voorkomt dat een workflow te veel uitgeeft?¶
Loyaliteit heeft beveiligingen die je beschermen tegen ongecontroleerde uitgifte — een verkeerd ingesteld percentage of een onverwachte piek in bestellingen. Stel de beveiligingen voor de hele winkel in op de kaart Guardrails van Loyalty Settings (Loyaliteitsdashboard → Settings), en een budget per workflow met Budget in de werkbalk van de workflowbouwer.
| Beveiliging | Waar | Wat het doet |
|---|---|---|
| Monthly budget cap | Settings | Een plafond voor het krediet dat in een kalendermaand in de hele winkel wordt uitgegeven. Wanneer een beloning het totaal van de maand boven het plafond zou brengen, wordt hij niet uitgegeven, wordt de workflow die dat probeerde gepauzeerd, en krijg je een e-mail. |
| Budget (per workflow) | Werkbalk van de workflowbouwer | Hetzelfde plafond voor één workflow. De workflow wordt gepauzeerd wanneer zijn eigen beloning het zou overschrijden. |
| Per-customer cap en Period (days) | Settings | Het meeste krediet dat één klant in een doorlopende periode kan verdienen, bijvoorbeeld $50 in 30 dagen. Een beloning die daarboven zou uitkomen, wordt overgeslagen. De workflow blijft lopen voor alle anderen. Vul beide velden in; met slechts één is de limiet uitgeschakeld. |
| Velocity alert multiplier | Settings | Een e-mail wanneer het vandaag uitgegeven krediet meer dan dit aantal keer hoger is dan je gemiddelde dagelijkse uitgifte van de voorgaande 7 dagen. Het blokkeert of pauzeert nooit iets, en je krijgt hoogstens één melding per dag. |
Een paar details:
- Een beloning die precies het plafond raakt, wordt nog steeds uitgegeven. Een geblokkeerde beloning wordt later niet alsnog uitgegeven, ook niet als je het plafond verhoogt.
- Maanden worden in UTC geteld.
- Waarschuwingsmails gaan naar het contactadres van je winkel.
- Laat een veld leeg om die limiet uit te schakelen.
Wat te doen wanneer een workflow is gepauzeerd¶
Een workflow die door een beveiliging is gepauzeerd, geeft geen krediet meer uit totdat je hem weer activeert. Je vindt hem op drie plaatsen:
- Het Loyaliteitsdashboard toont een waarschuwing onder Needs attention, met de titel "A workflow was paused by a guardrail" en een knop Review workflows.
- In Manage Workflows heeft de workflow een badge Paused by guardrail die laat zien welk plafond is bereikt en hoeveel is uitgegeven.
- In de workflowbouwer toont een banner Paused by guardrail een knop Reactivate.
Opnieuw activeren verhoogt het plafond niet, en de limiet blijft overschreden tot het einde van de maand, dus de workflow kan opnieuw worden gepauzeerd. Verhoog eerst het plafond als de pauze niet de bedoeling was.
Open Performance in de bouwer om te zien hoeveel beloningen een beveiliging heeft geblokkeerd en waarom. Zie Loyaliteitsanalyses.
Waarom heeft deze klant dit krediet gekregen?¶
Wanneer je een beloning wilt nagaan:
- Controleer het dashboard. Recent activity op het Loyaliteitsdashboard toont de laatste regels in gewone woorden, zoals "jane@example.com earned $4.20 from "Cashback over $50"", met de datum.
- Controleer de workflow. Open de workflow en klik op Performance, en daarna op Results on canvas, om te zien hoe vaak elke stap is uitgevoerd en welke tak klanten hebben gevolgd. Zie Loyaliteitsanalyses.
- Reproduceer het. Open de workflow en gebruik Test workflow met die klant en een voorbeeldbestelling om precies te zien welke voorwaarden zijn voldaan en hoe het bedrag is berekend — zonder iets uit te geven.
Daarmee kun je een beloning verklaren: welke workflow is geactiveerd, wat die heeft gematcht en hoeveel die heeft opgeleverd.
Hoe stop ik snel alles?¶
- Eén workflow pauzeren: open hem en klik op Deactivate.
- Het hele programma voor klanten verbergen: zet in Settings de optie Show the rewards section in the customer account uit. Klanten behouden hun saldo; de sectie verdwijnt totdat je hem weer aanzet.
Deactiveren verwijdert geen krediet dat klanten al hebben. Zie Hoe klanten beloningen inwisselen voor meer over de bedieningselementen voor klanten.