Terugbetalingen als cadeaubonnen

Wanneer je terugbetaalt op een cadeaubon in plaats van op de kaart of bankrekening van de klant, krijgt de klant zijn geld terug in een vorm waarmee hij bij jou kan betalen, en houd jij de omzet.

Waarom terugbetalen op een cadeaubon?

• Je houdt de omzet. Het geld blijft in je winkel.
• Hogere verkoop. Klanten met winkeltegoed besteden vaak meer dan het tegoed. Zie Sales lift in Analytics.
• Goed voor retouren zonder schuld. Wanneer een product de klant niet paste, is winkeltegoed vaak acceptabel.
• Direct. Een cadeaubon is meteen klaar. Bankterugbetalingen duren dagen.

Controleer de lokale wetgeving

In sommige regio's hebben klanten recht op een contante terugbetaling, bijvoorbeeld bij defecte goederen. Bied een cadeaubon aan als keuze, niet als verplichting.

Online retouren: geef een kaart uit vanuit de admin

Gift Card Hero heeft geen "terugbetalingsmodus". Je geeft een cadeaubon uit voor het terugbetaalde bedrag en registreert de terugbetaling in Shopify, zonder dat er geld naar de betaalmethode van de klant gaat.

1. Bereken het terug te betalen bedrag.
2. Ga naar eGift/Physical cards en klik op Issue e-Gift card.
3. Vul de Initial value in. Heeft je winkel meerdere valuta's, kies dan de valuta naast het bedrag.
4. Vul onder Find customer het e-mailadres van de klant in. De kaart wordt naar hem gemaild. Laat dit leeg om alleen de kaart aan te maken en de code zelf door te geven.
5. Schrijf een Message, bijvoorbeeld "Je terugbetaling van bestelling #1234. Klaar om te gebruiken bij het afrekenen". Stel From in op de naam van je winkel.
6. Voeg een privé Note toe, bijvoorbeeld "Terugbetaling voor bestelling #1234". De klant ziet die niet, en je vindt hem later in de details van de kaart in Shopify.
7. Kies een ontwerp en klik op Send gift card.
8. Registreer in de Shopify-admin de terugbetaling op de bestelling als handmatige terugbetaling, zodat er geen geld naar de betaalmethode van de klant gaat.

Een banner Gift card issued toont de code. Kopieer hem nu als je hem nodig hebt: de app toont hem niet opnieuw. De Shopify-admin toont alleen de laatste vier tekens, en de volledige code staat in het blok Gift Card Management.

Gebruik een handmatige terugbetaling voor de bestelling

Als je het bestelitem in Shopify op de gebruikelijke manier terugbetaalt en het item een cadeaubon was, wist Gift Card Hero die cadeaubon. Zie Wanneer de teruggeboekte bestelling cadeaubonnen bevatte.

Retouren in de winkel: terugbetalen op een cadeaubon in POS

Draait je POS de Gift Card Hero-extensie, dan kan het personeel de hele terugbetaling in POS uitvoeren.

1. Open de bestelling in Shopify POS.
2. Tik in het Gift Card Hero-blok op Refund to gift card. Het terugbetalingsscherm voor de bestelling opent.
3. Om een kaart die de klant al heeft op te laden, kies je die onder Refund to existing gift card. Er worden maximaal drie van hun kaarten getoond. Sla dit over om een nieuwe kaart uit te geven.
4. Voer onder Items to refund de hoeveelheid van elk geretourneerd artikel in. Het veld Refund amount vult zich met de waarde daarvan.
5. Voeg een Internal note toe. De klant ziet die niet.
6. Controleer bij een nieuwe kaart het e-mailadres van de klant. Heeft de bestelling geen e-mailadres, tik dan op Add email. De nieuwe kaart wordt met dit adres aan de klant gekoppeld.
7. Kies No expiration of Add expiration date.
8. Tik op Refund.

Gift Card Hero registreert de terugbetaling op de bestelling en geeft daarna de kaart uit, of voegt het bedrag toe aan de kaart die je hebt gekozen. Het detailscherm van de kaart toont de code en een QR-code. Tik op Print gift card om hem af te drukken.

Houd het bedrag gelijk aan de waarde van de artikelen

Het terugbetaalde bedrag wordt als terugbetaling op de bestelling geregistreerd. Vul niet meer in dan de geretourneerde artikelen waard zijn.

Zie POS-integratie voor de volledige POS-extensie.

Er een beleid van maken

1. Pas je retourbeleid aan zodat er staat dat terugbetalingen als winkeltegoed kunnen worden gedaan.
2. Train het personeel in de POS-stroom hierboven.
3. Bied een bonus aan, zoals "Neem een cadeaubon en krijg 10% extra". Je kunt de bonus toevoegen wanneer je de kaart vanuit de admin uitgeeft, bijvoorbeeld een kaart van $55 voor een terugbetaling van $50. Houd in POS het bedrag gelijk aan de waarde van de artikelen.
4. Bied het aan als keuze naast de gewone terugbetaling.

Ruilen

Voor een ruil geef je een cadeaubon uit ter waarde van het geretourneerde artikel, en laat je de klant die gebruiken om het vervangende artikel te kopen. Zo voorkom je een terugbetaling en een nieuwe betaling.

Wanneer de teruggeboekte bestelling cadeaubonnen bevatte

Dit is het omgekeerde geval: een klant kocht een cadeaubon en je betaalt die bestelling vervolgens terug. Gift Card Hero zorgt ervoor dat je niet dubbel betaalt, één keer in geld en één keer in saldo van de cadeaubon.

• Voor cadeaubonnen met een vrij bedrag bewaakt Gift Card Hero terugbetalingen automatisch. Wanneer de terugbetaling het orderitem van de cadeaubon bevat, wordt het saldo van de cadeaubon op nul gezet. De cadeaubon wordt niet gedeactiveerd, omdat Shopify een cadeaubon niet opnieuw kan activeren. Een notitie op de cadeaubon vermeldt hoeveel er is leeggemaakt, zodat je het kunt terugzetten als het leegmaken een fout was.
• Een cadeaubon die nog niet is verzonden (gepland voor later) wordt geannuleerd en niet aangemaakt of verzonden.
• Een terugbetaling zonder artikelen, zoals een korting achteraf, verzendkosten of coulancegeld, raakt geen enkele cadeaubon aan.
• Een cadeaubon die al op nul staat, wordt overgeslagen.
• Cadeaubonnen van de cadeaubonproducten van Shopify zelf worden door Shopify gedeactiveerd wanneer hun orderitem wordt terugbetaald. Gift Card Hero verandert dat niet.

Heeft de klant al een deel van de cadeaubon uitgegeven, dan wordt alleen het resterende saldo leeggemaakt. De rest moet je zelf afhandelen.

Retourkaarten bijhouden

• Zet "refund" en het bestelnummer in de Note wanneer je de kaart uitgeeft. Shopify toont de notitie in de details van de kaart.
• Het Gift Card Transactions Report in Analytics toont per kaart de opwaarderingen en inwisselingen. Filter op klant om de kaarten van één persoon te zien.
• Unused vs used balance in Analytics toont hoeveel uitgegeven waarde nog openstaat.