Saldorapporten cadeaubonnen¶
Een saldorapport is een momentopname van elke cadeaubon in je winkel die nog geld heeft. Het beantwoordt de vraag die je financiële team aan het eind van elk kwartaal stelt: hoeveel niet-ingewisselde cadeaubonwaarde staat er nog open, en op welke kaarten?
Rapporten worden automatisch gemaakt nadat elk kalenderkwartaal is afgelopen. Ze worden in de app bewaard, dus je kunt elk eerder rapport op elk moment openen of downloaden.
Beschikbaarheid
Saldorapporten worden per winkel ingeschakeld. Als je de knop Gift card balance reports niet op de Analytics-pagina ziet, neem dan contact op met support en vraag om kwartaalsaldorapporten in te schakelen. Support bepaalt ook wie de kwartaalmail ontvangt.
Wat een rapport bevat¶
Elk rapport bevat elke cadeaubon die actief is en een saldo boven nul heeft, direct uit Shopify gelezen op het moment dat het rapport wordt gemaakt. Uitgeschakelde kaarten en kaarten met niets meer erop worden niet vermeld.
Omdat de gegevens rechtstreeks uit Shopify komen, zijn de saldi op dat moment altijd actueel — ze zijn niet afhankelijk van de synchronisatie van Analytics die wordt beschreven in Dashboard & Analytics.
Het downloadbare CSV-bestand heeft één rij per kaart en deze kolommen:
| Kolom | Wat het toont |
|---|---|
| First name, Last name, Email | De klant aan wie de cadeaubon in Shopify is gekoppeld |
| Gift card (last 4) | De laatste tekens van de cadeaubooncode |
| Initial value | De waarde waarmee de cadeaubon is uitgegeven |
| Unredeemed balance | Wat er nog op de cadeaubon staat |
| Currency | De valuta van de cadeaubon |
| Issue date | De dag waarop de cadeaubon is aangemaakt |
| Last activity date | De dag van de laatste transactie van de cadeaubon, of de uitgiftedatum als er geen is |
| Expiry date | De vervaldatum, leeg als de cadeaubon niet verloopt |
| City, Province, Country | Uit het standaardadres van de klant |
Straatadressen en postcodes worden nooit opgenomen.
Cadeaubonnen zonder gekoppelde klant (bijvoorbeeld kaarten die in bulk zijn uitgegeven, geïmporteerd of handmatig zonder koper zijn aangemaakt) worden wel vermeld. Hun naam-, e-mail- en adreskolommen blijven leeg.
Elk rapport bewaart ook een samenvatting: het aantal cadeaubonnen en het totale niet-ingewisselde saldo per valuta. Een winkel die cadeaubonnen in meerdere valuta's uitgeeft, krijgt voor elk een totaal, omdat bedragen in verschillende valuta's niet bij elkaar opgeteld kunnen worden.
Wanneer een rapport wordt gemaakt¶
Eén rapport wordt per kalenderkwartaal gemaakt: Q1 (januari–maart), Q2 (april–juni), Q3 (juli–september) en Q4 (oktober–december).
- Het rapport voor een afgesloten kwartaal wordt kort na het begin van het nieuwe kwartaal gemaakt — bij de eerste gelegenheid zodra het 30 minuten na middernacht op de eerste dag van het nieuwe kwartaal is.
- Het kwartaal en het starttijdstip volgen de tijdzone van je winkel (de tijdzone die is ingesteld in je Shopify-admin), niet die van je browser. Als de tijdzone niet bekend is, wordt UTC gebruikt.
- Het rapport toont de saldi op het moment dat het is gemaakt, niet om middernacht op de laatste dag van het kwartaal. In de praktijk scheelt het minuten, maar een cadeaubon die in dat venster is uitgegeven, is al verwerkt.
- Een afgerond rapport wordt nooit opnieuw gemaakt, dus wat je later ziet is precies wat is gerapporteerd.
Als het maken van een rapport mislukt, probeert de app het automatisch opnieuw, ongeveer elke zes uur, tot drie pogingen in totaal. Als alle pogingen mislukken, wordt ons team gewaarschuwd en wordt het rapport in het archief als Failed getoond.
Wie de e-mail ontvangt¶
Wanneer een gepland kwartaalrapport klaar is, wordt een e-mail verstuurd naar de ontvangers van het rapport. De ontvangers worden per winkel door support ingesteld. Als er geen zijn ingesteld, gaat de e-mail naar het contactadres van je winkel.
De e-mail bevat:
- het kwartaal, bijvoorbeeld Q3 2026
- de datum en tijd waarop het rapport betrekking heeft, in de tijdzone van je winkel
- het aantal cadeaubonnen met een saldo
- het openstaande saldo per valuta
- een knop Open reports die het archief in de app opent
De e-mail heeft geen bijlage en vermeldt geen klant- of kaartgegevens — het volledige rapport blijft in de app, waar alleen toegang is voor mensen die de app in je Shopify-admin kunnen openen.
Alleen geplande kwartaalrapporten worden per e-mail verstuurd. Een rapport dat je zelf maakt met Generate now wordt niet gemaild.
Eerdere rapporten zoeken en downloaden¶
- Open de startpagina van de app (Dashboard) en klik op View analytics in de kaart Analytics.
- Klik bovenaan de pagina op Gift card balance reports.
- Zoek het rapport in de lijst en klik op Download om het als CSV-bestand op te slaan.
De lijst toont voor elk rapport:
| Kolom | Betekenis |
|---|---|
| Period | Het kwartaal, bijvoorbeeld Q3 2026, of On demand voor een rapport dat je zelf hebt gemaakt |
| As of | De datum en tijd waarop de momentopname betrekking heeft, in de tijdzone van je winkel |
| Cards | Hoeveel cadeaubonnen met een saldo zijn opgenomen |
| Total | Het openstaande saldo, één regel per valuta |
| Status | Ready, Building… of Failed |
Download verschijnt zodra een rapport Ready is. Als een rapport Failed toont, houd je de badge boven om de reden te zien.
Het CSV-bestand¶
Het bestand is genoemd naar je winkel en de periode, bijvoorbeeld my-store_gift_card_balance_2026-Q3.csv. Het wordt opgeslagen als UTF-8 met een byte-order mark, zodat Excel geaccentueerde namen goed weergeeft. Datums in het bestand staan als YYYY-MM-DD in de tijdzone van je winkel.
Een rapport op verzoek maken¶
Klik op Generate now om meteen een momentopname te maken — bijvoorbeeld om midden in een kwartaal een vraag te beantwoorden.
- Het nieuwe rapport verschijnt in de lijst als Building… en de lijst ververst zichzelf tot het Ready is. Grote winkels kunnen enkele minuten nodig hebben.
- Er wordt maar één rapport tegelijk gemaakt. Zolang er één Building… is, is de knop uitgeschakeld, en een tweede klik geeft het rapport dat al bezig is.
- Rapporten op verzoek worden in de kolom Period als On demand aangeduid. Ze worden niet per e-mail verstuurd.
Privacy¶
Rapporten bevatten namen, e-mailadressen en plaatsen van klanten, dus behandel het CSV-bestand als elke andere klantgegevens.
Als een klant Shopify vraagt zijn gegevens te wissen, worden zijn rijen uit de opgeslagen rapporten verwijderd en worden de totalen opnieuw berekend. Als je de app verwijdert en de gegevens van de winkel worden gewist, worden de opgeslagen rapporten ook verwijderd.
Probleemoplossing¶
Ik zie de knop "Gift card balance reports" niet¶
Saldorapporten zijn niet ingeschakeld voor je winkel. Neem contact op met support om ze in te schakelen.
Er ontbreekt een kaart in het rapport¶
Alleen actieve kaarten met een saldo boven nul worden vermeld. Controleer in Shopify dat de kaart niet is uitgeschakeld en dat het saldo meer dan nul is.
Namen, e-mailadressen en plaatsen zijn leeg voor veel kaarten¶
Die kaarten hebben geen klant gekoppeld in Shopify. Dat is gebruikelijk bij kaarten die in bulk zijn uitgegeven, geïmporteerd of handmatig zijn aangemaakt. Zie Dashboard & Analytics voor hoe dezelfde beperking de klantrapporten beïnvloedt.
Een rapport blijft hangen op "Building…"¶
Grote winkels kunnen enkele minuten nodig hebben, omdat de app de kaarten in pagina's uit Shopify leest en wacht wanneer Shopify vraagt om langzamer te gaan. Als een rapport langer dan een paar uur op Building… blijft staan, of na de herhalingspogingen Failed toont, neem dan contact op met support.
De kwartaalmail is niet aangekomen¶
Controleer de spammap en vraag support welk adres als ontvanger is ingesteld. Het rapport zelf is altijd beschikbaar op de Analytics-pagina onder Gift card balance reports, of de e-mail nu is aangekomen of niet.